Hier eine schnelle Übersicht:

Was ist POP3 und welche Vor- und Nachteile gibt es?

Sie können POP3 mit einem Hausbediensteten vergleichen:
Er geht zum Postkasten an der Straße und holt die Briefe heraus.
In unserem elektronischen Pendant haben wir jetzt noch folgende weitere Möglichkeiten:

• Lasse die Post im Postkasten und mach eine Kopie der Briefe. Die Kopie bringst Du mir.
• Lasse die Post vorerst im Postkasten und mach eine Kopie der Briefe. Die Kopie bringst Du mir und wenn die Post im Postkasten älter als 7 Tage ist, wirfst Du sie weg.
• Nimm alle Briefe aus dem Postkasten raus und bring mir alles.

Oder etwas fachlicher: Bei POP3 holt Ihr E-Mail-Programm vom Server des E-Mail-Anbieters (im Beispiel der Postkasten) die E-Mails und überträgt diese in Ihr E-Mail-Programm (im Beispiel: Post zu Ihnen gebracht). Sie können entscheiden, ob die E-Mails am Server bleiben sollen, nach dem Abruf der E-Mails nach einer gewissen Rückhaltezeit gelöscht oder sofort vom Server des Anbieters gelöscht werden sollen.
Vielleicht fragen Sie sich: „Warum ist das wichtig?“. Und das ist eine berechtigte Frage.
Wenn Sie einen E-Mail-Anbieter nutzen, der Ihnen beispielsweise 10 Gigabyte Speicherplatz für Ihre E-Mails gönnt, können Sie die E-Mails auf dem Server belassen.
Sollte Ihr E-Mail-Anbieter aber nur sehr wenig Speicherplatz für Sie übrig haben (viele Internetanbieter vergeben oft nur 20-30 Megabyte), so sollten Sie entweder die E-Mails nach Empfang sofort vom Server entfernen oder aber nach einer Rückhaltezeit.
Dies wird dann wichtig, wenn Sie einen Geräteausfall haben. Sollten Ihre E-Mail-Daten nicht gerettet worden sein, so ruft Ihr Programm beim nächsten Mal alle E-Mails ab, die noch vorhanden sind. Grundsätzlich empfehlen wir POP3 für nahezu alle Endkunden-E-Mail-Accounts, da Sie auch die Post immer lokal abgelegt haben. Sie können auch ohne Internet alle Inhalte betrachten und können auch mehrere Geräte mit E-Mails versorgen. Wenn Sie Ihren PC die E-Mails abrufen lassen und eine Rückhaltezeit von beispielsweise 3 Tagen eingerichtet haben, so kann Ihr Tablet beispielsweise auch die E-Mails während dieser drei Tage abrufen.

Was ist IMAP und welche Vor- und Nachteile ergeben sich?

IMAP arbeitet etwas anders als POP3. Während in unserem Eingangsbeispiel bei POP3 jemand für Sie die Post ins Haus geholt hat, gehen Sie bei IMAP selber zum Postkasten und machen alles was Sie brauchen direkt dort.
Bei IMAP arbeiten Sie direkt auf dem E-Mail-Server des Anbieters. Jede Änderung wird daher auch auf jedem Endgerät, auf dem diese E-Mail-Adresse als IMAP eingerichtet ist auch sofort umgesetzt. Wenn Sie eine Nachricht als gelesen markieren, werden also zeitgleich bei alle anderen E-Mail-Empfänger (Notebook, Tablet, …) zeitgleich auch auf den Status „gelesen“ gesetzt.
Dies kann aber zu Problemen führen:
Wenn Sie eine E-Mail löschen, ist diese auf allen Geräten verloren, sofern Sie diese nicht in den Papierkorb verschoben haben. Außerdem benötigen Sie für die sogenannte Synchronisierung, also dem Abgleich Ihres Datenbestands der E-Mails mit dem Server des E-Mail-Anbieters eine stabile Internetverbindung.
Manche Mobiltelefone (ich verwende absichtlich nicht den Ausdruck „Smartphone“) löschen E-Mails bei IMAP, wenn eine gewisse Anzahl geladen wurde. Das kann zu irritierenden Ergebnissen auf allen Geräten führen, da plötzlich die alten E-Mails auf meist unerklärliche Weise verschwinden.
Der große Vorteil von IMAP ist die Synchronität. Sie können Ihr Ablagesystem, Antworten und Weiterleitungen direkt auf allen Geräten einsehen.
Ein sinnvoller Einsatz besteht beispielsweise bei mehreren Einzelgeräten, die Sie hier und da nutzen.
Wichtige Voraussetzung für IMAP ist ein ausreichend großer Speicherplatz auf dem Server des E-Mail-Anbieters. Wenn Ihr Postfach weniger als 1.000 Megabyte (ein Gigabyte) Speicher besitzt, schlagen wir Ihnen eher die Verwendung von POP3 vor!

Was ist nun Exchange?

Viele Firmen nutzen Exchange Server. Dies sind Computer, die neben den E-Mails auch Kalender- und Adressbuchdaten ablegen. Exchange macht nur Sinn, wenn Sie mehrere Geräte mit der selben E-Mail-Adresse verwenden und zeitgleich auf die Kalender- und / oder Adressbuchdaten zurückgreifen möchten. Ansonsten können Sie Exchange mit dem IMAP-System vergleichen.
Wenn Sie Exchange nutzen möchten, achten Sie unbedingt auf den verfügbaren Speicherplatz für Ihren E-Mail-Account. Dies ist – wie bei IMAP auch – ein ganz wichtiger Faktor, damit Sie nicht im Empfang blockiert werden.
Nur Exchange bietet die Funktion, wenn Sie auf beispielsweise Ihrem Stand-PC einen Kontakt anlegen, dass dieser auf allen anderen Geräten mit diesem Exchange-Konto ebenfalls sofort angezeigt werden. Sie arbeiten dann komplett online bei E-Mails, aber auch die Kalender- und Adressbuchdaten sind auf dem Server abgelegt.