Auch die weihnachtliche Zeit schützt nicht vor Datenverlust. Wann hast Du zuletzt Deine Daten gesichert? In diesem Beitrag möchte ich eine Anleitung dazu anbieten, wie man als Privatperson oder Kleinunternehmer seine Daten sichern kann.

In den letzten drei Monaten musste ich bei einigen Kunden leider defekte Datenträger diagnostizieren. Meist war eine Datenrettung nicht mehr möglich. Häufige Ursachen sind bei mechanischen Festplatten Defekte bei Leseköpfen, aber auch der eine oder andere elektronisch arbeitende SSD-Datenträger gab den Geist auf. Auch Speicherkarten und USB-Sticks sind nicht vor Ausfall geschützt. Sichere daher Deine Daten, bevor Du Dich ärgerst oder viel Geld in eine professionelle Datenrettung über ein Labor investierst.

Und dabei ist das mit der geeigneten Sicherungslösung sogar recht einfach.

Dies soll ein etwas umfangreicherer Beitrag werden, wie ich eine Sicherung anfertige und welche Verzeichnisse wichtige Daten beinhalten. Auf Fragen gehe ich im Kommentarbereich gerne ein.

Wichtiger Hinweis an dieser Stelle:
Ich schalte Kommentare nur dann frei, wenn diese auch mit dem Thema zu tun haben!

Welche Art von Daten besitzt Du eigentlich und wo liegen Diese?

Zu Beginn dieser Anleitung möchte ich Dich fragen: Welche Art von Daten sind für Dich wichtig?

Einer Privatperson sind hier vermutlich lokal gespeicherte E-Mails, Dokumente oder Bilder wichtig. Wenn Du viele Fotos vom Urlaub oder von familiären Feiern gemacht hast könnten diese neben der Festplatte Deines Computers auch auf USB-Sticks oder verschiedenen Speicherkarten liegen.

Die wichtigsten Speicherorte sind hier am Systemlaufwerk zu finden, meist als „C:\“ bezeichnet. Im Verzeichnis „Users“ oder „Benutzer“ gibt es für Dein Konto ein eigenes Verzeichnis, manche meiner Klienten verwenden auch das öffentliche Verzeichnis, welches ebenfalls in diesem Ordner zu finden ist.

Wenn Du ein Kleinunternehmer oder eine Einpersonenfirma bist liegt Dir möglicherweise die Datensicherung Deiner Firmendaten am Herz, beziehungsweise sollte Dir wichtig sein. Denn (wie Du sicher weißt): ein Unternehmer ist für die Verfügbarkeit der eigenen Firmendaten-Sicherung immer selbst verantwortlich, auch wenn für die Sicherung ein externes Unternehmen beauftragt wird. Im Falle eines Datenverlusts ist der Geschäftsführer haftbar, nicht der Dienstleister. Im Falle einer Kleinunternehmung sind erfahrungsgemäß E-Mails, Dokumente und Schriftstücke, Firmengrafiken und je nach Art der Unternehmung auch Vorlagen wichtig. E-Mails werden bei Firmen meist über das IMAP- oder Exchange-Protokoll abgerufen, was die Sicherung vereinfacht, aber dennoch nicht vernachlässigt werden sollte. Vergessen wir an dieser Stelle natürlich nicht die Registrierkasse und das elektronische Rechnungsprogramm (ERP), was Du vermutlich verwendest.

Die Speicherorte können hier stark auseinandergehen: Grundsätzlich ist das lokale Benutzerverzeichnis ein guter Ansatz für eine erste Sicherung. ERP-Programme legen häufig wichtige Daten aber nicht nur im Benutzerverzeichnis ab, sondern auch im versteckten Verzeichnis „ProgramData“ auf dem Systemlaufwerk. Falls Du eine Registrierkassa mit EFR verwendest, legt die EFR-Software die Protokolldaten beispielsweise in „ProgramData\EFR\“ ab. Falls es zu einem Datenverlust kommen sollte und Du hier keine Sicherung dieses Verzeichnisses besitzt, wird es bei einer Firmendurchsicht eng!

Wohin sollte ich sichern und welche Gefahren gibt es?

Eine ganz essentielle Frage ist, wohin ich die Daten sichere. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten: möchte ich auf eine eingebaute zweite Festplatte sichern? Auf eine externe USB-Festplatte? Auf eine Netzwerkfestplatte (NAS)? Auf einen Onlinespeicher wie beispielsweise Microsoft OneDrive?

Alle Sicherungsoptionen haben Vor- und Nachteile. An dieser Stelle gehe ich auf die verschiedenen Optionen näher ein.

Ein großes Risiko sind Viren, welche Daten verschlüsseln. Solche Viren befallen in kurzer Zeit meist alle Laufwerke, die direkt mit dem jeweiligen Gerät verbunden sind. Auch ein Blitzschlag kann Geräte die am Stromnetz hängen unbrauchbar machen. Bei portablen Geräten besteht immer eine Sturzgefahr.

Die Datensicherung auf eine zweite, im Gerät eingebaute Festplatte hat den Vorteil, dass diese meist recht schnell Daten aufnehmen kann. Bei einem Virenbefall welcher Daten verschlüsselt (Crypto-Viren), bringt diese Datensicherung aber nicht allzu viel, da die Sicherung ebenfalls verschlüsselt wird und damit nicht mehr greifbar ist. Auch ein Blitzschlag könnte die Datensicherung unbrauchbar machen. Daher rate ich auf eine „lokale“ Datensicherung eher ab, da es zu viele Risiken gibt.

Eine Datensicherung auf eine externe Festplatte hat den Vorteil, dass Diese angesteckt werden kann, wenn Du eine Sicherung machen möchtest. Allerdings bedeutet dies etwas mehr Aufwand, da Du die Festplatte immer nach der Sicherung wieder vom Rechner trennen solltest. Im Falle eines Virenbefalls oder eines Blitzschlags (gilt aber auch für einen Brand- oder Wasserschaden) wäre ansonsten auch diese USB-Festplatte kein geeigneter Ort für Deine Datensicherung! Da externe Festplatten meist mechanische Datenträger verwenden, sind diese bei Stürzen schnell unbrauchbar. In diesem Fall müsstest Du so schnell als möglich eine neue Festplatte organisieren und eine neue Datensicherung anfertigen.

Die Sicherung auf eine NAS-Netzwerkfestplatte birgt einige Vorteile, da der Ort für die Datensicherung für mehr Geräte immer zur Verfügung steht. Meist sind solche Netzwerkfestplatten redundant (das heißt es werden beispielsweise mehrere Festplatten verwendet, die sich gegenseitig automatisch sichern). Normalerweise wird eine NAS für Datenablagen verwendet, damit man beispielsweise Musik oder Videos im ganzen Haus von verschiedenen Geräten, wie beispielsweise Musikboxen, Fernsehern oder anderen Computern aus abrufen kann. Hier wäre es wichtig, dass Du mit mehreren Freigaben auf der NAS arbeitest. Die Datensicherung sollte daher nicht fest als Laufwerksbuchstabe eingebunden sein (Crypto-Viren) und daher auch getrennt von der „öffentlich“ zugänglichen Freigabe liegen. Auch hier kann ein Nachteil eines Blitz-, Feuer- oder Wasserschadens sein. Da eine NAS sinnvollerweise aber nicht in der Nähe der zu sichernden Geräte aufgestellt wird, besteht hier etwas weniger Ausfallsgefahr.

Zu guter Letzt gibt es noch die Sicherung auf einen Online-Speicher, der über Internet erreichbar ist. Vorteil dabei ist, dass diese Plattformen häufig geänderte Dateien parallel speichern. Im Falle eines Verschlüsselungsvirus kann man möglicherweise Daten wieder zurückholen. Allerdings gibt es auch hier einige Schwachpunkte: Um sinnvoll größere Datenmengen sichern zu können, brauchst Du eine Breitbandverbindung mit mindestens 100 Megabit (Mb) im sogenannten Upload. Mit 100Mb erreichst Du eine Übertragungsgeschwindigkeit von etwa 12,5 Megabyte pro Sekunde, bei 200Mb zirka 25 Megabyte pro Sekunde. Falls Du eine Sicherung als Kleinbetrieb auf einem kostenlosen Onlinespeicher bevorzugst solltest Du bedenken, dass Du meist nicht nachvollziehen kannst, wer auf diese Daten Zugriff hat oder was sich jemand dort angesehen hatte.

Das geeignete Sicherungsprogramm

Private wie auch Kleinbetriebe können auf die Sicherungslösung „Personal Backup“ zurückgreifen. Das Programm stelle ich hier mit den wichtigsten Einstellungen vor und wie Du es entsprechend einstellen kannst.

Personal Backup ist eine kostenlose Sicherungslösung, die alle relevanten Punkte für eine Datensicherung anbietet. Auch eine automatisierte Sicherung lässt sich einstellen.

Das Programm kannst Du auf der Website https://personal-backup.rathlev-home.de/index.html herunterladen. Klicke rechts oben auf den Button „Download“ und wähle dann die Windows-Installation aus. Für die meisten Geräte sollte die 64-bit-Version ideal sein. Sollte beim Installieren eine Fehlermeldung erscheinen, dass die Bit-Version nicht kompatibel ist, beziehungsweise nicht zusammenpasst, musst Du auf die 32-bit-Version zurückgreifen. Die 32-bit-Version kann weniger Speicher als die 64-bit-Version verwenden und wird daher langsamer sein.

Installation des Programms

Nach dem Herunterladen und Starten des Setup-Programms kann es unter Umständen passieren, dass je nach Einstellung der Sicherheit des Betriebssystems ein Warnhinweis angezeigt wird:

Solltest Du diesen Hinweis angezeigt bekommen, kannst Du auf „Weitere Informationen“ und danach den Button „Trotzdem ausführen“ anklicken. Da Personal Backup keine allzu bekannte Software ist, kann die Schutzfunktion „SmartScreen“ die Ausführung zunächst blockieren:

Die Installation von Personal Backup ist relativ einfach. Starte zunächst den Installationsassistenten mit der Schaltfläche „Weiter“:

Akzeptiere die überschaubaren Lizenzbedingungen und klicke danach auf „Weiter“:

Als nächstes wird der sogenannte Change-Log angezeigt. Hier findest Du alle Änderungen, die in der letzten Zeit gemacht wurden. Auch diese Seite kannst Du mit der Schaltfläche „Weiter“ bestätigen:

Unter normalen Umständen kannst Du den Installationspfad so belassen, wie er angezeigt wird. In meinem Fall wäre dies das Verzeichnis „C:\Program Files\Personal Backup 6“. Das Verzeichnis „Program Files“ deutet darauf hin, dass ich eine 64-bit-Version installiere. Bei manchen Betriebssystemen kann aber auch „Programme“ stehen. Solltest Du die 32-bit-Version verwenden (müssen), würde entweder „Program Files (x86)“ oder „Programme (x86)“ vorgeschlagen werden. Bestätige auch diese Seite mit „Weiter“:

Die nächste Frage des Assistenten lautet, wie der Eintrag im Startmenü lauten soll. Normalerweise kannst Du den Namen so beibehalten. Wenn Du im Startmenü eine andere Bezeichnung, beispielsweise „Backup“ verwenden möchtest, kannst Du diese Bezeichnung aber auch umstellen. Beachte aber, dass ich mich an jeder Stelle dieses Guides auf die Standardeinstellung beziehe:

Auf der nächsten Seite können wir mehrere Optionen an- und abwählen. Dabei ergeben sich folgende Auswirkungen:

• Desktop-Symbol für:
  • Personal Backup: Erzeugt ein Startsymbol direkt auf dem Desktop
    • Datensicherung unter anderem Konto: Erzeugt ein Startsymbol auf dem Desktop für die Sicherung über einen anderen Benutzer. Das ist sinnvoll, wenn Du nur als normaler Benutzer, nicht aber als „Administrator“ angemeldet bist
    • Thunderbird-Datensicherung: Erzeugt ein Startsymbol auf dem Desktop zur Sicherung eines Mozilla Thunderbird-E-Mail-Kontos
    • Echtzeitüberwachung für Backups: Erzeugt ein Startsymbol auf dem Desktop, mit dem die Echtzeitüberwachung eines Backups direkt gestartet werden kann
• Kontext-Menüs:
  • Kontextmenü für alle Benutzer hinzufügen: Normalerweise wird der Kontexteintrag für Personal Backup nur für den aktuellen Benutzer aktiviert. Falls Du das Programm als Administrator installierst rate ich dazu, den Haken nicht zu setzen.
• Dateizuordnungen:
  • *buj.*-, *rsj*-, *cuj*- und *vfj*-Dateien direkt mit Personal Backup öffnen: Diese Haken sollten aktiviert sein!
• Ereignisanzeige:
  • Nachrichten in Ergeignisanzeige aufnehmen: Erzeugt Einträge in der Ereignisanzeige und ist eventuell für Firmen interessant

In meinem Fall übernehme ich alle Einstellungen so wie sie sind und klicke auf „Weiter“:

Nun wird eine Zusammenfassung der Einstellungen angezeigt. Hier kannst Du nochmal überprüfen, ob alles nach Deinen Wünschen eingestellt ist. Klicke auf „Installieren“, um Personal Backup nun zu installieren:

Der Installationsvorgang sollte nach wenigen Sekunden durchgelaufen sein und erscheint nochmal die Versionshistorie, die wir mit „Weiter“ überspringen:

Der Abschlussdialog sollte nun angezeigt werden. Ich hake hier die Option „Personal Backup starten“ ab, da ich noch ein paar Dinge im Vorfeld ändern möchte:

Damit ist das Programm auf dem Rechner installiert und kann später direkt verwendet werden!

Vorarbeiten: Externe USB-Festplatten

Wenn Du auf eine USB-Festplatte sichern möchtest rate ich dazu, dieser externen Festplatte einen festen Buchstaben zu geben. Wie Du das machen kannst werde ich in diesem Abschnitt genauer erklären.

Der Hintergrund dazu ist, dass – wenn Du beispielsweise eine Speicherkarte oder einen USB-Stick anschließt, dieser normalerweise die nächste freie Laufwerksbezeichnung erhält. Da wir für die Sicherung aber ein festes Ziel brauchen, ist es relativ fehleranfällig, wenn Du einfach nur auf den Laufwerksbuchstaben zielst, den die USB-Festplatte nach dem Anschließen automatisch bekommt.

 Zuerst öffnen wir den Explorer. Normalerweise findest Du ein gelbes Ordnersymbol direkt neben der Windows-Startfläche, welches Du anklicken kannst.

Ansonsten kannst Du auch auf der Tastatur die Windows-Taste gedrückt halten und gleichzeitig einmal kurz die Taste „E“ (für Explorer) drücken. Nun sollte sich der Explorer öffnen. Die Ansicht kann je nach Betriebssystem ein wenig anders aussehen, aber die folgende Vorgangsweise ist bei Windows Vista, Windows 7, 8, 8.1, 10 und 11 gleich:

Der Explorer besteht klassisch aus drei Teilen:

• Dem Kopfbereich mit verschiedenen Buttons (je nach Einstellung kann dort auch nur die Registerkarten-Überschrift zu sehen sein),
• der Verzeichnisspalte (links) und
• der Inhaltsspalte (rechts).

Wenn Du nun Deine USB-Festplatte anschließt, erscheint ein neues Laufwerk. Wie das Laufwerk bezeichnet wird und welcher Laufwerksbuchstabe hier verwendet wird hängt davon ab, welches Gerät Du anschließt beziehungsweise welcher nächste Buchstabe frei ist:

Ich merke mir den Laufwerksbuchstaben, in meinem Fall ist das der Buchstabe G:, da alle anderen Laufwerke bereits belegt sind. Als Bezeichnung habe ich „Meine USB-Festplatte“ gewählt, damit es gleich ersichtlich ist, welches Laufwerk das ist.

Ich klicke nun mit der rechten Maustaste in der linken Spalte auf den Eintrag „Dieser Computer“, es öffnet sich ein neues Menü:

Damit wird die Computerverwaltung geöffnet.

Wichtiger Hinweis:
Bitte führe die folgenden Schritte genauso aus, wie ich sie beschreibe und ändere keine anderen Einstellungen. Wir befinden uns jetzt in einem ziemlich gefährlichen Bereich, wo Du in verschiedenen Bereichen einiges verstellen kannst. Im Zweifelsfall kannst Du mir gerne ein Kommentar am Ende des Beitrags hinterlassen!

In der linken Spalte findest Du den Eintrag „Datenträgerverwaltung“. Diesen Eintrag klicken wir nun einmal mit der linken Maustaste an. Es wird nun das Modul für die Datenträgerverwaltung geladen, je nach Geräteleistung das kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Einfach etwas Geduld haben

In diesem Fenster suche ich mir nun unten rechts bei der grafischen Übersicht „Meine USB-Festplatte“, beziehungsweise du musst jetzt Deine externe Festplatte suchen.

Klicke nun mit der rechten Maustaste auf den grafischen Bereich der externen Festplatte:

Wir klicken nun auf den Eintrag „Laufwerksbuchstaben und -pfade ändern…„:

Wie Du siehst, ist momentan das Laufwerk G: für das externe Laufwerk in Verwendung.

Normalerweise vergibt Microsoft Windows neuen Geräten immer den nächst höheren, verfügbaren Laufwerksbuchstaben. Eine aus den alten DOS-Zeiten stammende Tradition, das Systemlaufwerk als C:\ zu definieren ist es geschuldet, dass alle Laufwerke danach über Laufwerk C: gereiht werden. Also E, F, G, H und so weiter.

Die Laufwerke A: und B: waren früher einmal für Diskettenlaufwerke reserviert, welche es aber kaum noch gibt. Dabei wurde das Laufwerk A: meist für die 3.5″-, das B:-Laufwerk für die 5.25″-Diskettenlaufwerke verwendet.

Da diese Laufwerksbuchstaben normalerweise nicht genutzt werden empfiehlt es sich also einen dieser beiden auszuwählen. In meinem Beispiel klicke ich nun auf den Butten „Ändern…“ und wähle das Laufwerk B: aus dem Auswahlfeld aus. Danach schließen wir das Fenster mit der „OK“-Schaltfläche:

Nach dem Klick auf die „OK“-Schaltfläche erscheint noch ein Hinweis – erkennbar am gelben Dreieck mit Rufzeichen – dass, wenn wir den Buchstaben ändern, darauf installierte Programme möglicherweise nicht mehr funktionieren könnten.

Da auf dieser Festplatte aber keine Programme installiert sind, können wir bedenkenlos mit „Ja“ bestätigen. Automatisch sollte nun das Laufwerk B:\ im Explorer geöffnet werden. Alle geöffneten Fenster können wir jetzt schließen.

Hinweis:
Wird der Laufwerksbuchstabe für ein externes Laufwerk geändert, erhält diese Festplatte auf diesem Computer IMMER den gleichen Laufwerksbuchstaben, egal auf welchem USB-Anschluss die Festplatte angeschlossen wird. Damit haben wir nun ein Sicherungslaufwerk, welches immer den gleichen Buchstaben verwenden wird.

Vorarbeiten: NAS oder Online-Speicher

Falls Du die Datensicherung auf eine NAS-Netzwerkfestplatte oder einen Online-Speicher machen möchtest musst Du dafür sorgen, dass ein Laufwerk mit dem NAS-System oder ein zugängliches Verzeichnis verbunden hast.

Bei der Online-Lösung Microsoft OneDrive sollte normalerweise im Explorer in der linken Spalte entsprechend ein Eintrag „OneDrive – Personal“ (oder ähnlich) angezeigt werden. Falls dies nicht der Fall ist müsstest Du OneDrive aus dem Startmenü öffnen und Dich mit einem Microsoft-Konto verbinden. Darauf hin sollte das Verzeichnis in den Explorer eingebunden werden.

Es ist natürlich auch möglich andere Online-Speicher wie Dropbox oder iCloud zu verwenden. Da ich ehrlich gesagt damit aber zu wenig Erfahrung habe, müsste ich mich dazu erst einlesen wie das genau funktioniert. Falls Du damit Schwierigkeiten haben solltest, kannst Du mir gerne ein Kommentar unter dem Beitrag hinterlassen.

Steuersoftware von NAS-Systemen bieten häufig an, Verzeichnisse direkt als Netzlaufwerk auf den Rechner einzubinden. Ansonsten kannst Du im Explorer unter dem Menüpunkt „Extras“ (bis Windows 7), beziehungsweise „Computer“ (ab Windows 8) ein Netzlaufwerk verbinden:

Der Assistent fragt dabei nach einem Laufwerksbuchstaben, welche die Freigabe erhalten soll und nach einem Ordner, beziehungsweise Pfad. Der Pfad zu einer NAS beginnt immer mit zwei Schrägstrichen – Achtung: Keine Backslashes! – gefolgt von der lokalen IP-Adresse oder der Netzwerkbezeichnung des NAS-Systems.

Außerdem sollten dann die Optionen „Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen“ und „Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen“ angehakt sein. Die erste Option wird bei jedem Start des Betriebssystems das Laufwerk automatisch verbinden, die zweite Option fragt dann entsprechend nach Zugangsdaten des NAS-Systems. Der letzte Punkt ist insofern wichtig, da die meisten NAS-Geräte eine eigene Zugangsverwaltung verwenden.

Vorarbeiten: Lokal installierte Festplatte

Wenn Du eine lokal installierte Festplatte zur Sicherung verwenden möchtest, brauchst Du hier nicht viel machen.

Lege im Idealfall einen neuen Ordner auf der zweiten Festplatte an, in welche Deine Daten gesichert werden sollen.

Achtung:
In manchen Geräten ist nur eine Festplatte verbaut, aber in zwei Teile geteilt („partitioniert“). In diesem Fall bringt eine Sicherung auf den zweiten Laufwerksbuchstaben nur wenig, da bei einem Festplattendefekt alle damit verbundenen Partitionen unbrauchbar werden würden! Weiter oben in diesem Guide hatte ich beschrieben, wie Du die Datenträgerverwaltung öffnen kannst. Wenn in der grafischen Ansicht unten rechts beide Laufwerksbuchstaben in einer Zeile stehen, handelt es sich bei beiden Laufwerksbuchstaben um ein und das selbe Festplatte!

Personal Backup: Sicherung einrichten

Sobald Du die Vorarbeiten zu Deinem gewünschten Sicherungsziel erledigt hast, können wir Person Backup einrichten. Dazu öffne ich das Programm über das Startmenü (Programmgruppe: „Personal Backup“) oder über das Desktop-Startsymbol. Es öffnet sich ein erstes Dialogfenster:

Wenn Du die Sicherung als Privatperson oder Kleinunternehmer durchführen möchtest, kannst Du hier auf „Nein“ klicken. Mit „Ja“ werden verschiedene Programmeinstellungen angezeigt, welche ich an dieser Stelle aber nicht weiter ausführe. Diese Einstellungen sind für unsere Zwecke hier dann nicht von Belang.

Falls ein Assistent auftaucht, brich diesen bitte ab. Nun sollte das Hauptmenü erscheinen:

Das Hauptmenü von Personal Backup besteht aus mehreren Gruppen:

• Ganz links befindet sich die Menüsteuerung, mit der verschiedene Menüpunkte angezeigt werden können:
  • Sicherungen: Beinhaltet das Erstellen und Verändern von Sicherungsplänen
  • Zeitpläne: Damit können Sicherungspläne zeitgesteuert werden. Hier kann recht einfach definiert werden, ob eine Sicherung beispielsweise immer beim Herunterfahren des Rechners erfolgen soll
  • Aufgabenplanung: Ermöglicht das Erstellen von Windows-Aufgaben und damit verbunden eine größere Vielfalt als bei den „einfachen“ Zeitplänen
  • Extras: Ermöglicht das Wiederherstellen von Sicherungsdateien in das Ursprungsverzeichnis und das Überprüfen von gesicherten Dateien

Zu Beginn sollte der Menüpunkt Sicherungen, rechts der Menüsteuerung, angezeigt werden. Klicke in der Menüsteuerung nochmals auf „Sicherungen“, es öffnet sich ein Assistent:

Auf den Assistenten verzichte ich an dieser Stelle und klicke daher auf „Auftrag konfigurieren“. Damit wird die eigentliche Einstellung der Sicherung geöffnet:

Oben in der Mitte finden wir die Option „Ziel: Lokal oder Netzwerk“ und „FTP-Server“. Ich behandle hier nur die erste Option, diese lassen wir aktiviert. Personal Backup ermöglicht auch eine Sicherung auf einen FTP-Server. Ein FTP-Server ist so etwas ähnliches wie ein Online-Speicher wie OneDrive, nur dass man im Regelfall selber der Inhaber ist. Da diese Option aber nur die wenigsten Leser nutzen, gehe ich auf diese Möglichkeit nicht näher ein.

Falls Du einen eigenen FTP-Server zur Verfügung hast und diesen zur Sicherung verwenden willst, solltest Du die Zugangsdaten (FTP-Server, Benutzername, Kennwort und URL zur Freigabe) parrat haben. Ich gehe in diesem Fall aber davon aus, dass Du hier selbst genug technisch versiert bist, um Dich zurechtzufinden

Im Eingabefeld darunter trage ich als Beispiel „B:\Sicherung\“ ein. Das heißt, ich möchte auf das Laufwerk B: sichern und alle Sicherungsdateien in den Ordner „Sicherung“ geben. Du kannst das Ordner-Symbol (das letzte Symbol rechts neben dem Eingabefeld), um einen Auswahlassistenten für das Sicherungsziel zu öffnen.

Falls Du mit einem NAS-System für die Sicherung arbeiten willst, kannst Du natürlich auch den direkten Freigabepfad dort eintragen. Beispielsweise „//meine-nas/Sicherungen/“ oder „//192.168.0.100/Sicherungen/“ je nach Deiner Einstellung und Konfiguration des NAS-Geräts. Windows muss dann aber bereits die Anmeldedaten für diese Adresszeile gespeichert haben. Ansonsten kann nicht auf die Freigabe zugegriffen werden und es wird eine Fehlermeldung erscheinen.

Achtung:
Wenn Du eine lokale Festplatte oder einen festen Laufwerksbuchstaben verwenden willst, musst Du den Backslash, also ein \ verwenden.
Greifst Du auf eine Netzwerk-Ressource wie eine NAS zu, musst Du immer normale Schrägstiche, also / verwenden!

Am Ende der Eingabe muss zwingend entweder bei lokalen Laufwerken ein \, bei Netzwerkzugriff ein / stehen:

Als Nächstes müssen wir der Sicherung Verzeichnisse hinzufügen, welche gesichert werden sollen. Das ist jetzt eine recht persönliche, bzw situationsabhängige Einstellung. Dies kann bei jedem Gerät anders aussehen.

Wenn Du Deinen Rechner nur alleine verwendest und es keine weiteren Benutzerkonten gibt, solltest Du im Verzeichnis „C:\Users\“ Dein Benutzerkonto sichern.

Falls Du die Sicherung für alle Benutzer machen möchtest, kannst Du hier auch direkt das Verzeichnis „C:\Users\“ sichern lassen.

Ich klicke also in der rechten Spalte auf den Pfeil links von „System (C:)“ (statt System kann auch etwas anderes stehen, je nachdem wie Deine Hauptfestplatte heißt!) und klicken danach auf den Button oben „Verzeichnisse zu Auftrag hinzufügen“.

Hinweis:
Je nach Einstellung des Betriebssystems kann der Ordner „Users“ auch „Benutzer“ heißen! Also statt „C:\Users\“ wäre „C:\Benutzer\“ gleichbedeutend.

Dabei werden im ausgewählten Ordner alle Dateien sowie enthaltene Verzeichnisse gesichert. Systemrelevante und versteckte Ordner und Dateien werden dabei ebenfalls mitgesichert:

Personal Backup erstellt nun eine Liste mit vorhandenen Dateien und der geschätzten Dateigröße. Je nach Umfang Deines Profils kann dies auch mehrere Minuten in Anspruch nehmen:

Sobald die Dateien katalogisiert wurden, erscheint in der Mitte der Einstellung das ausgewählte Verzeichnis (mittig oben) und die darin enthaltenen Ordner und Dateien (mittig links unten):

Falls Du auf anderen Festplatten noch Daten verwendest die Du sichern willst, kannst Du diese ebenfalls so hinzufügen.

Für Kleinunternehmer macht es zusätzlich Sinn, das Verzeichnis „ProgramData“ auf dem Laufwerk C: zu sichern. Darin sind zusätzliche Programmeinstellungen abgespeichert wie beispielsweise EFR-Daten der Registrierkassa oder des Rechnungsprogramms. In meinem Beispiel füge ich das Verzeichnis auch noch hinzu:

Sobald Du alle für Dich wichtigen Verzeichnisse mit dieser Methode dem Sicherungsauftrag hinzugefügt hast, speichern wir das Projekt ab. Dazu klicke ich links auf Speichern.

Im erscheindenden Speicher-Dialog trage ich bei Dateiname einen sprechenden Namen für die Sicherungsdatei, beziehiehungsweise der Sicherungseinstellung ein. In meinem Fall „Komplettsicherung“ und klicke danach auf „Speichern“:

Personal Backup: Detail-Einstellungen

Die Sicherung ist soweit eingerichtet, wir können aber noch etwas gezielter weitere Einstellungen vornehmen. Dazu findest Du über der zu sichernden Verzeichnis-Liste mehrere Reiter. Sehen wir uns den Reiter „Auftrags-Einstellungen“ an, indem wir auf die Lasche klicken:

In diesem Register können wir einstellen, ob wir Einzeldateien oder .zip-Archive erzeugen lassen möchten. Der Unterschied liegt darin, ob die gesicherten Dateien offen abgelegt werden (als wenn diese über den Explorer einfach kopiert würden) oder in eine .zip-Datei abgelegt werden.

Vorteil bei den .zip-Dateien ist die Option auf die Kennwortverschlüsselung, was auf alle Fälle speziell bei Unternehmen Sinn macht.

Detail-Einstellung: Einzeldateien

Ist die Einstellung Einzeldateien gewählt, wird automatisch „In Einzeldateien“ und „Getrennte Verzeichnisse für Laufwerke (empfohlen)“ ausgewählt. Das würde ich hier auch so belassen. Falls verschiedene Laufwerke gesichert werden, erhalten diese einen Extra-Ordner im Sicherungsverzeichnis, Beispiel bei mehreren Laufwerken:

• B:\Sicherung\LwC\Users\Mein Name\
• B:\Sicherung\LwC\ProgramData\ und
• B:\Sicherung\LwD\Meine Extra-Dokumente\

Die Einstellung des Backup-Modus wird normalerweise auf „Aktualisieren“ gestellt. Das heißt, dass neue Dateien und Dateien, die sich seit der letzten Sicherung geändert haben, kopiert werden.

Mit „Archivbit benutzen“ lässt sich einstellen, ob das sogenannte Archivbit verwendet werden soll. Jede Datei kann ein Archivbit bekommen und anzeigen, ob es bereits kopiert wurde. Wurde eine Datei kopiert, wird die Ausgangsdatei diese Einstellung bekommen. Ist diese Einstellung aktiviert, werden Dateien mit aktivem Archivbit automatisch übersprungen. Ich rate daher dazu, diese Funktion nicht zu aktivieren, außer es ist in speziellen Fällen beabsichtigt!

Detail-Einstellung: Zip-Archive

Falls Du Dich entschließt, lieber auf .zip-Dateien zu setzen birgt das den Vorteil, dass die Sicherung weniger Speicherplatz benötigt. Außerdem lassen sich .zip-Dateien mit einem Kennwort schützen. Für sehr versierte Nutzer ist dies allerdings auch kein großes Hindernis, erschwert aber Laien, die Deine Sicherung eventuell in die Hände bekommen das Entsperren der Daten ungemein

Im Gegensatz zu der Einzeldatei-Kopie kann auch die komplette Sicherung, also unabhängig wieviele Laufwerke oder Verzeichnisse verwendet werden, alles in eine .zip-Datei gepackt werden. Das ermöglicht es mit nur einer Datei die komplette Sicherung in der Hand zu haben.

Ob nun die Wahl auf Einzeldateien oder .zip-Archive fällt sei jedem selbst überlassen.

Detail-Einstellung: Weitere Optionen

Die vorherige Entscheidung hat geringfügig Einfluss auf das letzte Register:

Es besteht die Möglichkeit bei einer reinen Dateisicherung, dass Personal Backup automatisch Änderungen vom Sicherungsziel schnellstmöglich sichert. Dieser Vorgang nennt sich „Synchronisieren„. Ist die Einstellung .zip-Archive gewählt, steht diese Option nicht zur Verfügung.

Normalerweise ist diese Option ausgeschaltet (Aus), über die Einstellung „Alle Dateien“ wird ein Warnhinweis angezeigt. Wahlweise wird die Synchronisierung vor oder nach dem Backup gestartet, gelöschte Dateien werden dann bei der Sicherung ebenfalls direkt entfernt, sofern Du nicht die Option „Papierkorb nutzen“ aktiviert hast. In diesem Fall würden gelöschte Dateien von meinen zu sichernden Verzeichnissen auf dem Ziellaufwerk (in meinem Beispiel die externe Festplatte) in den Papierkorb verschoben.

Dabei vorsicht:
Der Papierkorb steht normalerweise nur lokal verfügbaren Festplatten zur Verfügung! USB-Sticks und externe Festplatten besitzen meist keinen Papierkorb!

Das heißt wenn Du eine Datei änderst und danach die Sicherung startest, wird die bestehende Datei in der Sicherung umbenannt (beispielsweise mit der Endung _bak1, _bak2 und so weiter). Damit kannst Du veränderte Dateien mehrfach speichern, was Dir den Vorteil verschafft auch Rückgriffe auf ältere Dateiversionen nutzen zu können. Die Anzahl der maximalen Versionen pro gesicherter Datei wird im Button „Einstellungen“ hinterlegt. Ist die maximale Anzahl erreicht, entfernt Personal Backup automatisch die älteste Version und „schiebt“ die anderen älteren Versionen nach hinten (aus _bak1 wird beispielsweise _bak2).

An dieser Stelle klicken wir nochmal den Button „Speichern“ an, um die gewählten Einstellungen zu sichern.

Die erste Sicherung starten

Bevor Du die Sicherung startest ist es wichtig, dass du – falls Du eine externe Festplatte verwenden willst – diese wirklich angesteckt ist und mit dem korrekten Laufwerksbuchstaben hinterlegt ist.

In der Auftragsübersicht findest Du oben mittig die Schaltfläche „Sicherung starten“:

Nach Klick auf die Schaltfläche beginnt Personal Backup damit, die Daten von den ausgewählten Verzeichnissen mit den entsprechenden Einstellungen auf das Ziel, das heißt in meinem Fall die externe Festplatte, zu sichern. Je nach Einstellung gilt dies natürlich auch für Online-Speicher, NAS-Systeme oder andere Sicherungsziele wie FTP-Zugänge, sofern genutzt.

Normalerweise sieht man folgendes Fenster solang die Sicherung läuft:

Eine kurze Erklärung was in diesem Fenster passiert:

Ganz oben ist das Ziel der Sicherung angeführt, in meinem Fall B:\Sicherung.

Darunter die aktuell kopierende Datei, gefolgt von einem blauen Balken. Dieser zeigt an, wie weit die aktuelle Datei kopiert wird, der untere Balken (aktuell rein weiß bei mir) zeigt den Gesamtfortschritt grafisch an.

Neben dem zweiten grafischen Balken siehst Du den Fortschritt der Sicherung in Prozent sowie der Gesamtzahl aller Dateien, die kopiert werden müssen.

Ganz unten kannst Du die Sicherung mit der Schaltfläche „Abbrechen“ vorzeitig beenden, rechts davon befindet sich ein Pfeil-Runter-Symbol, mit dem Du die Sicherung in die Taskleiste ablegen kannst.
Die beiden vertikalen Balken rechts daneben stoppen die Sicherung, bzw. startet diese bei Bedarf wieder ohne die Sicherung komplett abzubrechen.

Unter den Fortschrittsbalken lässt sich über die Optionsfelder noch einstellen was passieren soll, wenn die Sicherung durchgelaufen ist:

• Keine: Das Fenster bleibt nach Abschluss geöffnet,
• Herunterfahren: Der Computer schaltet sich nach der Sicherung ab (komplettes Herunterfahren),
• Abmelden: Der aktuelle Benutzer wird nach der Sicherung abgemeldet,
• Stand-By: Nach der Sicherung geht der Computer in den Stand-By-Modus über (kurzfristig reaktivierbar) und
• Ruhezustand: Nach der Sicherung schaltet sich der Rechner in den Ruhemodus (halbes Herunterfahren).

Nach Abschluss der Sicherung werden vermutlich einige Fehler angezeigt. Dies ist aber normal, da wir einfach das gesamte Benutzerverzeichnis als Sicherungsquelle ausgewählt haben. Darin befinden sich Dateien, die während des Betriebs nicht so einfach kopiert werden können. Darunter fallen beispielsweise das momentan geöffnete Profil des Benutzers und einige weitere Dateien in den versteckten AppData-Verzeichnissen. Dies ist aber nicht weiter besorgniserregend und normal!

Sicherung einfacher starten

Wenn Du die Sicherung häufiger durchführen willst macht es Sinn, die Sicherung schnell und nicht so umständlich über die Benutzeroberfläche zu starten.

Dazu gibt es in der Auftragssteuerung ganz links den Punkt „Verknüpfung“. Wir klicken diese Schaltfläche an und es erscheint ein kleiner Assistent:

An dieser Stelle möchte ich den Assistent kurz erklären. Dieser Assistent legt für uns einen Start des Backups auf den Desktop, der mit diesem Assistenten recht einfach konfiguriert werden kann.

Im ersten Eingabefeld ganz oben links kann der Name der Verknüpfung verändert werden, das kannst Du aber auch direkt am Desktop erledigen 🙂

Ansonsten kannst Du auch hier einstellen, was grundsätzlich nach der Sicherung passieren soll, also beispielsweise den Rechner nach Abschluss herunterzufahren.

Die Statusanzeige ist das Fenster während die Sicherung läuft. Dies lässt sich auf Wunsch im rechten Bereich des Assistenten ausblenden (nicht sichtbar).

Mit der Ankreuzbox „Benutzer kann Aktion ändern“ wird vor der Sicherung ein Dialog angezeigt, bei dem man beispielsweise den Auftrag noch ändern kann. Ich persönlich schalte allerdings diese Vorschaltung ab, daher war in der Abbildung auch kein Haken gesetzt.

Rechts unten findest Du noch „Ohne Startbildschirm„, das heißt es erscheint das Personal Backup Logo nicht bei Start der Sicherung.

Eventuell könnte aber der Punkt „Als Administrator ausführen“ für Dich von Interesse sein: Wenn Du Dateien aus geschützten Verzeichnissen – oder als normaler Benutzer ohne Administratorenrechte – kopieren willst, brauchst Du die entsprechenden Hauptbenutzerrechte. Diese lassen sich automatisch mit diesem Feld aktivieren. Bei manchen Windows-Konfigurationen musst Du dann vor dem Start der Sicherung eventuell einen Benutzernamen und ein Kennwort für das Konto mit den Vollrechten eintragen.

Mit „OK“ wird die Desktop-Verknüpfung erstellt, mit „Abbrechen“ wird der Assistent wieder geschlossen.

Und so könnte dann die Verknüpfung aussehen:

Die wichtigsten Punkte sollte ich in meinem Guide genannt haben. Sollte ich dennoch etwas vergessen oder etwas unklar sein, kannst Du mir gerne ein Kommentar hinterlassen.

Ich versuche Deine Anfrage schnellstmöglich zu beantworten. Alternativ stehe ich auch über meine Rufnummer, per Signal oder E-Mail zur Verfügung.